Hlavně do toho nevnášej systém

Určitě to znáte, valí se na vás hromady úkolů a vy na nich pracujete. Plánujete. Organizujete. Prioritizujete. Zavádíte systémy, seznamy. Využíváte nejrůznější nástroje, appky.

A stejně na konci dne jste mnohdy unavení, bez nálady a především s pocitem, že jste nic neudělali. I když jste se celý den nezastavili.

Uf. Znáte to? Zažíváte to?

Já to znala taky. Pročetla jsem hromadu knih a hledala řešení. Jen ze čtení některých jsem byla vyčerpaná. Představa, že bych podle nich měla fungovat byla zcela mimo realitu.

Jenže jak na to? Mám svou práci. Podílím se na několika projektech. Spolupracuji s několika firmami. K tomu mám domácnost – poměrně velký dům se zahradou. No a v něm tři děti.
Všechny systémy selhávaly. Neuměla jsem je udržet delší dobu. Nebavilo mě to. Pracovala jsem opravdu urputně. A stejně na konci dne nebyl skvělý výsledek, že bych si s pocitem zadostiučinění hodila nohy na stůl, dala si decku vína a měla radost.

Takže jsem se před lety na to všechno vykašlala a dala jsem volný průběh chaosu. Dovolila jsem si nemít „to do“ listy na den/týden. Dovolila jsem si neprioritizovat, nesledovat práci na projektech. Dovolila jsem si chovat se zcela „nezodpovědně“.

A víte co se stalo? Začala jsem mít z věcí radost. Začala jsem mít pocit „účinnosti“ – že zkrátka, to, co jsem přes den dělala, má nějaký výsledek.

Tím samozřejmě nechci tvrdit, že nám systém bere radost. Ne vždy. Ne všem. Jen jeho nadbytečnost. Jen jeho šroubovanost. Jen systém pro systém.
Sama občas na určité projekty, určité činnosti využívám třeba Trello – v práci i třeba při rekonstrukci domu.
Na druhou stranu seznamy mě dokonale zneschopní. Vlastně nedokážu ani nakoupit se seznamem. Zkoušela jsem to, abych si tzv. mohla vyprázdnit hlavu. A já místo zvýšení efektivity běhala po obchodě jak raněná srna, nákup mi trval dýl, zato jsem zapomněla část zapsaných položek. Jak vypadala má efektivita v komplikovanějších případech si asi dokážete představit.

Nevýhodou systémů je totiž to, že je vytváří převážně systematici. Pro ty už je samotné naplánování dne hluboce smysluplnou záležitostí. Pak je ale uchopují lidé systematičtí méně až vůbec a ti kus své energie vyplácají na to, aby si zorganizovali den, který vlastně ani zorganizovatelný není. Vždycky si vybavím výraz mé kamarádky, ředitelky logistiky, po školení timemanagementu a její komentář: Víš, já mám záměr to dělat, ale většinou mi to nevydrží ani do projití přes vrátnici, protože začnou drnčet telefony a už to jede.“

Každopádně můj současný ne-systém vypadá zhruba takto:

1 – Plánuju jen velmi krátké úkoly (Uklidím skříňku – namísto uklidím kuchyň. Přečtu maily a „tříminutové“ vyřídím – namísto vyřídím všechny maily v inboxu. Nahodím strukturu kurzu – namísto připravím kurz.)

2. – Teprve po jeho ukončení jdu na další (Další skříňka, vyřízení jednoho mailu s větším nárokem na čas, rozpracování první části kurzu )

To v praxi znamená, že se mi za sebe řadí hromada 100% zvládnutých činností. Byť třeba velmi drobných.

I když mám v objemu práce zvládnuto stejně, mám úplně jiný pocit:

Nemám uklizenou jen půlku kuchyně, ale mám uklizeno 5 skříněk (ne 50% výsledek, ale 5 x 100%). Nemám vyřízenu část pošty, ale mám vyřízeny všechny rychloodpověďové a třeba 3 maily, které vyžadují mou pozornost.
Nemám rozdrbaný kurz, ale nahozenou strukturu a připravenou první půli dne.
Je to dramatický rozdíl ve vnímání, naladění, pocitu úspěchu, vnímání vlastní účinnosti. Nemám na konci dne poloproškratný seznam a blbý pocit, ale prostě radost z řady dokončených úkolů.

3 – V neposlední řadě mám takový „úkolový mezisklad“, odkud někdy čerpám. Tam dávám výhradně věci, které jsou termínované a nebo vím, že na nich rozhodně chci v dohledné době zapracovat. Nikdy tam nedávám úkoly pro strýčka příhodu, takové ty „až bude chvilka“. Buď je chci udělat, pak si řeknu do kdy, a nebo to jsou s prominutím kecy, a tak si jimi neblokuju pozornost a neděsím se rozsahem práce, kterou vlastně nemám ani chuť ani záměr dělat.

Hlavním atributem mého ne-systému je, že přesně odpovídá mým potřebám a mé osobnosti.

 

Možná vás napadá, jestli někdy něco nezapomenu. No – přiznám se, že ano. Ale těch dnů, kdy něco nedodám, protože jsem zapomněla, je naprosté minimum. Je jich násobně méně než těch, kdy jsem něco nedodala v přeorganizovaném systému, ve kterém jsme se utopila už v samotném plánování a jen to tlačila před sebou v totálním stresu.

Možná vás napadá, jestli se posunuju kupředu, když žiju takhle z hodiny na hodinu. Posunuju. Naopak na posun a rozvoj mám dost energie, protože ji můžu čerpat z hromady dokončených úkolů.

 

V žádném případě nechci, aby to vyznělo jako odsudek systémů a výsměch systematikům. Vždy naprosto nadšeně hledím na lid, kteří tohle dokáží. Jen to jen zpověď jedné, která tohle neumí a našla si způsob, jak být výkonná a přitom mít radost s ohledem na svůj naturel.

Pokud se pouštím do něčeho rozsáhlejšího, a tohle pojetí nestačí, pak ráda využívám prvky metody kritické cesty (bývalý logistik se nezapře 🙂 ). Načrtnu, mrknu, jestli někde neujíždím, ale pak se zase rychle vrátím tomuhle primitivnímu ne-systému. Prostě si občas něco systematického, analytického vypůjčím. Ale jen na chvíli, aby mi to přineslo užitek.

Aby nástroj krátkodobě posloužil mi, ale já nesloužila dlouhodobě jemu.

Jak to máte vy? Systém? Nebo chaos? Radost? Nebo stres? Jaká je vaše cesta při organizaci činností, které musíte zvládnout?

Pokud ještě hledáte, jak by vám to mohlo fungovat, a potřebujete třeba správnou otázku, která vás přivede k řešení, neváhejte mě kontaktovat.
A nebo třeba mrkněte na knihu Rodič leader, která je plná tipů a otázek prostřednictvím kterých si i vy najdete, jak svůj život dostat do rovnováhy tak, aby vám bylo dobře bez ohledu na to, jakou roli aktuálně zastáváte.